Mapas Mentais e Relatórios de Produtividade

Este post participa da promoção de aniversário do Efetividade.net, um blog sobre produtividade pessoal, comandado pelo Augusto Campos, famoso desde o br-linux.org. A promoção pede a divulgação do email de contato. Neste site, o contato está na página de abertura e não no blog, assim reproduzo aqui, o meu email.

Neste post vou descrever a minha experiência com mapas mentais para resolver um problema bastante comum: um relatório de atividades. No meu caso, tinha que prestar contas ao CNPq, das minhas atividades como pesquisador nos últimos três anos!! É claro que não vinha tomando nota, nos últimos anos, de tudo que eu fiz relacionado à pesquisa em Física (quisera ter tomado conhecimento das noções de produtividade antes). O relatório deveria dar conta das publicações, orientações, participações em bancas, prestações de contas, diárias, passagens, etc. Ao meu ver, esta é uma oportunidade de ouro para colocar em prática as poucas técnicas de produtividade aprendidas – e outras a que fui forçado a desenvolver. O problema é grande, exige solução rápida e a primeira coisa é começar a fazer o relatório.

Antes de partir para a descrição de como fiz o relatório, vale a pena discutir porque estes relatórios são necessários. Apesar do meu descontentamento em fazê-los (preferia fazer pesquisa em Física, acredite, ou preparando minhas aulas), os mesmos servem não só como prestação de contas – pequenas, é verdade, comparadas com as que nós vemos sendo todos os dias sendo burladas por quem deveria dar o exemplo – mas como auto-avaliação e aprendizado. Auto-avaliação é importante em um processo em que buscamos aumento de produtividade. Em uma avaliação destas, você pode ter idéia de quanto tempo/dinheiro gastou em cada atividade e qual foi o retorno. Ao final do relatório, já tinha desistido de dois projetos em favor de um que era mais importante, com maior chance de retorno, mas que vinha sido preterido pois era muito mais chato e trabalhoso. Este relatório portanto deveria descrever o que foi feito, o que se esperava, o que ainda estou fazendo e o que poderia ser feito ou gerado a partir deste ponto.

Com o problemão na mão, decidi experimentar a técnica de mapas mentais para fazer o famigerado relatório. Mapas mentais são diagramas para representar idéias, tarefas, etc. de maneira a facilitar a organização, visualisação e classificação das idéias. O diferencial dos mapas mentais é a estrutura não-linear das idéias. O verbete Mindmaps na Wikipedia, dá uma boa idéia e bons exemplos de como são os mapas mentais. O que eu gostei nos mapas mentais é que, de certa forma, eles seguem a filosofia do processador de textos TeX, de Donald Knuth. O TeX é um processador de textos que diferente dos editores de textos tradicionais, não te mostra como o texto vai ficar, à medida em que você for batendo: correções de forma, sintaxe, etc. podem desviar sua atenção do conteúdo, da sua idéia, que é o mais importante enquanto você escreve. Imagine-se escrevendo o final do seu livro de supense e que quando você vai digitando o clímax da história, a sua melhor idéia no livro todo, o teu editor de texto colore de <hi #ff0000>VERMELHO</hi>, dez palavras anteriores, incluindo um “você” que você digitou “voce”. Pressione BackSpace seis vezes e lá se vai a idéia do final surpreendente (WYSIBYGWYW=What You See Is Blocking You of Getting What You Want).

Em um mapa mental, o truque é este: você tem uma idéia central. Quando as idéias aparecerem, não se preocupe onde colocá-las no texto, isto é a forma. Aproveite o brainstorming, isto é o conteúdo. Coloque as idéias ligando-as a ramos, a partir da idéia central. Se o teu cerébro disser que agora é hora de desenvolver um destes ramos, aproveite a oportunidade e crie ramos secundários. Faça ligações com URLs, imagens, dados, etc. Se a idéia que brotou agora é muito diferente da anterior, faça um ramo diferente, com cor ou espessura diferente. Depois você pode eventualmente criar ligações entre ramos, mas primeiro crie, tenha as idéias, depois organize-as e as revise. Não se preocupe em que lugar do relatório elas vão aparecer. Isto vai ser natural. Se alguma idéia é particularmente brilhante (ou excepcionalmente ruim), faça um desenho indicando. Não se preocupe se está fazendo certo ou errado, estes conceitos não se aplicam: o mapa mental é seu.

Por que dizemos que o mapa mental é não linear ? Exatamente porque ele não segue uma linha de raciocínio, ou uma linha do tempo. Quando você, orgulhoso de ter construído o seu mapa mental, olhar para ele como um todo, se sentirá mais seguro em realizar o relatório, pois as idéias principais já estarão lá, mesmo que não estejam em ordem em que irão aparecer no relatório (que tem uma estrutura linear, por definição). Não só você já sabe sobre o que deve escrever, como o que deve ter importância e o que deve ser ressaltado.

Finalmente, podemos indicar algumas ferramentas para mapas mentais. A minha predileta é a caixa de lápis de cor (enquanto não tenho um Palm ) Embora você não precise de um computador, este pode te ajudar. Em particular, eu uso o Vym (View Your Mind), talvez por associar ao meu preferido vim. Embora não use 50% do que ele me oferece (talvez por ter poucas idéias ), tem me correspondido. Na Wikipedia, claro, você encontra uma lista de softwares para Mapas Mentais.

Como curiosidade, deixo aqui o mapa mental usado para gerar este post (lembre-se que ele representa como eu organizei as idéias, não é um gabarito de prova). Por ser um mapa curto, fica mais fácil comparar o mapa com o resultado final (clique no mapa para uma versão ampliada).